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Better Together: Weiterentwicklung einer Fachapplikation durch User Empowerment

Du hast eine erfolgreiche Fachapplikation in Betrieb, bei der schon längst mehr als nur ein kosmetisches Update fällig ist? Aufgrund von Feature Creep, Technical Debt und einer vernachlässigten User Experience, hat sich einiger Frust bei Entwickler*innen und Usern angestaut? Weiterentwicklungen von bestehenden Fachapplikationen können herausfordernd sein, denn niemand möchte am Ende Verschlimmbesserungen verantworten müssen. Wie also kannst du als Product Owner sicherstellen, dass an den richtigen Schräubchen gedreht wird und die Weiterentwicklung am Schluss des Projektes echten Mehrwert bietet? Das Geheimnis liegt in der Zusammenarbeit mit allen Stakeholdern inklusive den Usern.

Die Vorgeschichte

Zusammen mit unserem Kunden, der Bau- und Verkehrsdirektion des Kantons Bern (BVD), haben wir die Applikation “Entsorgungsgenehmigung via Internet” (EGI) entwickelt. EGI ist eine interkantonale internetbasierte Anwendung für die papierlose Abwicklung von Abfallentsorgungsgenehmigungen und kann von Gesuchstellern, Entsorgungsanlagenbetreibern sowie von kantonalen Abfallfachstellen einzelner Kantone genutzt werden. Die Applikation ist seit einigen Jahren in Betrieb und gut akzeptiert bei allen Stakeholdern und Usern. Dennoch war es an der Zeit, das Ganze auf das nächste Level zu bringen.

Alle zusammen

Jede Nutzergruppe sollte bei der Weiterentwicklung mitreden können. Deshalb schlugen wir der Auftraggeberin als ersten Schritt vor, einen kollaborativen Workshop in unserem Garden of Innovation durchzuführen. In einem kollaborativen Workshop können durch User Empowerment spannende Diskussionen und Ideen zwischen Stakeholdern ermöglicht werden und es entsteht ein Verständnis für die jeweils andere Perspektive. Zusammen erarbeitet man die besten Lösungen für die Zukunft der Applikation. Weil alle mitmachen können, wird auch die Akzeptanz der neuen Version höher sein als wenn man einfach etwas serviert, das sich niemand gewünscht hat. Puzzle hat die Moderation des Workshops übernommen. Der Moderator oder Facilitator hat eine wichtige Rolle. Er oder sie strukturiert den ganzen Workshop und stellt sicher, dass fokussiert diskutiert wird und alle Teilnehmenden angehört werden. Ausserdem haben wir auch zwei Software Engineers zum Workshop eingeladen, damit sie die verschiedenen Ideen auch gleich technisch beurteilen können.

Den Puls fühlen

Alle Beteiligten waren sofort offen für das Vorgehen und so begrüssten wir an einem Mittwochnachmittag bei Kaffee und Snacks zum gemeinsamen Workshop. Bei einer raschen Vorstellungsrunde und kreativen Warm-up Übungen konnte man sich etwas besser Kennenlernen und das Eis brechen. Das geht jeweils überraschend schnell und hat auch dieses Mal gut funktioniert.

Im Hauptteil des Workshops schrieb jeder Teilnehmer für sich seine Painpoints und Wünsche für die Applikation auf (ja, natürlich auf Post-its) und präsentierte diese danach der ganzen Gruppe. Fragen zu den einzelnen Punkten wurden gleich in der ganzen Runde geklärt. So kamen sehr viele tolle Ideen zusammen von den Nutzergruppen der Applikation. Die Gruppe der Gesuchsteller wurden von unserem User Experience Team - We Are Cube repräsentiert. Durch ein Expert Review konnten wir auch hier wertvolle Painpoints und Verbesserungsvorschläge einbringen. Idealerweise hätte man hier jedoch mit Usability Tests und echten Nutzern arbeiten können. Die Gesuchsteller ist die User Gruppe, welche am wenigsten mit der Applikation vertraut ist. Bereits in dieser Phase entstanden viele wertvolle Diskussionen und die einzelnen Stakeholder lernten viel voneinander. Die grosse Anzahl von Post-its wurde danach gruppiert.

Priorisieren und realisieren

Im nächsten Schritt wurden die einzelnen Clusters priorisiert anhand der Kriterien Impact und des Implementationsaufwandes. Bei diesem Punkt wurde sehr viel diskutiert und verhandelt. Die einzelnen Gruppen mussten also gut argumentieren und ihre Kompromissbereitschaft beweisen. Als kleines Goodie haben wir von Puzzle jene Ideen, welche technisch nicht herausfordernd waren (“low hanging fruits”) unmittelbar umgesetzt. Somit waren bereits ein paar Punkte weggefallen. Am Schluss dieser intensiven Diskussionen hatten wir nun ein priorisiertes Backlog mit vielen Ideen, wie die Applikation aus Sicht der Nutzer*innen weiterentwickelt werden sollte. Der Nachmittag ging schnell herum und die Teilnehmenden waren sehr motiviert bei der Sache. Danach wurde in guter Puzzle Manier ein kaltes Bier serviert, für alle die wollten.

Puzzle hat seit dem Workshop die einzelnen Ideen geschätzt und eine Offerte für die Weiterentwicklung erstellt. Die einfachsten Items wurden wie versprochen als kleines Goodie direkt umgesetzt. Wir glauben, mit diesem kollaborativen Ansatz wird die neue Lösung mit viel Freude von den Usern gebraucht werden.

Und du?

Wir sind zuversichtlich und gespannt, wie es mit dem EGI weitergeht. Falls du mehr über die Möglichkeit von kollaborativen Workshops und unseren Garden of Innovation wissen möchtest, kannst du dich jederzeit bei uns melden. Falls du selber auch eine Applikation betreust, die etwas in die Jahre gekommen ist, dann helfen wir dir gerne weiter.